天津静海区生态环境某局档案室面积：80㎡；档案数量：2.8万卷，核心需求：实现人事档案与业务资料的规范化、自动化管理，通过网络控制型数控档案资料柜解决传统柜体查找慢、管理乱的问题。

静海区生态环境某局原档案资料存放于普通铁皮柜中，无统一编号和定位标识。档案以每年0.3万卷的速度增长，空间利用率仅40%，大量环评报告、监测数据堆积在柜顶和过道。调阅一份档案平均耗时25分钟——需先翻查纸质台账，再到数十个柜体中逐一翻找，遇上同名或同类项目更是费时费力。人事档案与业务档案混放，存在泄密风险。此外，传统柜体无权限管控，档案带出无记录，安全合规性差。局领导要求引入现代化设备，实现档案存储的自动化、网络化、规范化管理。

盛美智能集团为该局提供网络控制型数控档案资料柜系统，配备网络控制管理程序，实现人事档案、业务资料管理与柜体自动控制一体化：

网络控制型数控档案资料柜：定制档案选层柜12组（每组12层，独立控制），采用数控技术，具备触摸屏操作、联网控制、权限分级、自动定位开层等功能。每层柜门独立电子锁，非授权无法开启。

网络控制管理程序（核心软件）：配套开发专属管理平台，功能集成：

人事档案与业务资料一体化管理：统一数据库，分类存储，支持多条件检索（姓名、日期、项目编号、关键词等）；

数控柜自动控制联动：系统检索到档案后，自动点亮对应柜体及层位指示灯，并远程解锁对应层门，实现“一键调取、自动开层”；

操作全记录：每一次存取自动生成日志（操作人、时间、档案名称），支持审计追溯；

权限分级管理：局领导、业务科室、人事科分别设定访问与操作权限，涉密档案双重审批；

库存预警：柜体剩余空间可视化，低于设定容量自动提醒。

环境与安防配套：配置温湿度传感器1套、除湿机1台（保持湿度≤60%），部署人脸识别门禁及监控摄像头。

据客户反馈及实测数据，系统上线后核心指标对比如下：

单次调阅平均时间：由改造前的25分钟缩短至12秒（检索+自动开层），缩短99%以上；档案存放规范率：由无序混放提升至100%定位存放，实现“无序存放、有序管理”；操作准确率：由人工易错（约85%）提升至99.9%（系统自动关联）；档案带出管控：从无记录到100%操作留痕，非授权无法开层；空间利用率：由40%提升至70%（选层柜高度利用）；管理人员工作量：每日盘点、查找工作时间由3小时降至15分钟。

数据来源：项目验收实测 + 试运行3个月数据

“以前查一份环评报告要翻半天柜子，现在在电脑上输入关键词，十几秒就能拿到。人事档案和业务资料分柜管理，权限清清楚楚，再也不用担心拿错或丢失。这套系统真正实现了我们想要的自动化、规范化管理。”
——天津市静海区生态环境某局办公室档案负责人（2025年6月项目验收会记录）