厦门高新学校是厦门市直属公办九年一贯制学校，2022年9月正式开办。档案馆面积：120㎡，档案存量1万卷。

厦门常年高湿，纸质档案长期处于该环境中，极易受潮发霉、纸张纤维老化脆化；字迹材料易发生扩散、褪色；声像档案（光盘、磁带等）在湿热环境下加速老化。依赖传统人工整理，学籍档案在学生转学、升学、开具学业证明等场景调阅频繁，传统检索需在档案柜中逐一翻找，效率低下；盘点工作依赖人工逐一点核，耗费大量人力时间。

盛美智能集团提供了智慧档案库房一体化建设方案。包括智能档案管理控制总台、档案库房环境管理系统，智能区域控制器、空调智能控制终端、恒温恒湿净化一体机、漏水等设备，同时部署智能消防监控设备。

配备RFID定制智能密集架约70组（按当前存量及未来5～8年增量预留），采用轨道式移动结构，在有限空间内大化提升存储密度。既满足当前数千卷档案规范存放，也为未来扩建增量预留充足空间。另外还配备含手持盘点机、档案安全门禁，从传统人工查找升级为系统精准定位。针对学籍档案、人事档案等高频调阅门类，支持关键词检索、模糊匹配，大幅缩短查阅时间。年度盘点通过手持机批量读取RFID标签，实现“一秒读取多卷”，盘点效率提升100倍以上。

智能密集架使库房空间利用率提升约200%，存储容量提升60%以上。70组密集架可满足当前1万卷档案规范存放，同时为未来5～8年学校办学规模持续扩大预留了充足增量空间。档案室不会出现胀库现象，档案新增归档时“有处可存”。

档案检索时间从“逐一翻找”缩短至2秒以内，学籍档案调阅、开具证明等业务效率提升数十倍； 年度盘点时间从传统人工耗时数天缩短至仅2～3小时，效率提升100倍以上；档案管理系统实现档案收集、整理、存储、查阅、数字化全流程规范运行，为学校各项业务提供精准的档案支撑。恒温恒湿控制系统实现24小时无人值守自动调节，环境达标率可达99.9%以上。档案库房温湿度始终稳定在标准范围内，彻底杜绝厦门梅雨季节及夏季高温期档案发霉、字迹褪色、纸张脆化等问题。智能消防监控系统与漏水检测装置形成多道防护，档案实体安全得到全方位保障。

智慧档案室建成投用后，档案保管难题终于得到了根本解决。厦门天气潮湿炎热，过去我们担心的就是档案会不会发霉、字迹会不会褪色，现在有了恒温恒湿自动控制系统，24小时无间断监控，再也不害怕了。智能密集架让档案室‘变大了两三倍’，不仅现有档案整整齐齐归位，还为学校未来几年的发展预留了充足的存储空间。检索效率显著提升，过去调一份学籍档案要找半天，现在手指一点两秒钟就能定位，家长来开证明不再需要长时间等待，群众满意度也大幅提升了。档案管理跟上了学校‘化办学’的步伐，我们的工作不仅更规范，也更从容了。